Uw gegevens zorgvuldig en discreet behandeld.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Antwerp Invest BV, met zetel te Paalstraat 70, 2900 Schoten, ondernemings- en btw-nummer BE 0403.853.461 en RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Contact voor privacyvragen en de uitoefening van uw rechten: info@antwerpinvest.be.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, personen die ons contacteren, (vertegenwoordigers van) aandeelhouders of vennootschappen die een mogelijke overdracht onderzoeken, professionele adviseurs, contactpersonen bij banken, notarissen en andere dienstverleners, en andere personen van wie wij gegevens ontvangen in het kader van een mogelijke of gerealiseerde transactie.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentieadres.
• Gegevens die u invult in het contactformulier, waaronder de naam van de vennootschap, het type portefeuille, de timing en de inhoud van uw bericht.
• Zakelijke communicatie, afspraken, gespreksnotities en documenten die in het kader van een verkenning, NDA, waardering, due diligence of transactie worden uitgewisseld.
• Vennootschaps-, aandeelhouders-, bestuurs-, financiële, fiscale, juridische, vastgoed-, huur- en financieringsinformatie, voor zover daarin persoonsgegevens voorkomen en voor zover die informatie noodzakelijk is voor de beoordeling of uitvoering van een mogelijke transactie.
• Gegevens over professionele adviseurs, notarissen, banken, verzekeraars, huurders, werknemers, leveranciers of andere betrokken derden, voor zover die gegevens rechtmatig en noodzakelijk in een transactiedossier voorkomen.
• Publiek beschikbare gegevens uit onder meer de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, jaarrekeningen, professionele registers, openbare websites en andere rechtmatig geraadpleegde bronnen.
• Technische gegevens, zoals IP-adres, datum en tijd van een bezoek of verzoek, browser- en apparaatgegevens, gevraagde pagina, fout- en beveiligingslogs. Deze gegevens kunnen door onze hosting- en beveiligingsleveranciers worden verwerkt, ook wanneer geen trackingcookie wordt geplaatst.

Wij vragen u om via het publieke contactformulier geen identiteitsdocumenten, huurderslijsten, volledige financiële dossiers, bijzondere categorieën van persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige informatie te bezorgen. Zulke informatie wordt, indien werkelijk noodzakelijk, pas na passende afspraken en via een beveiligd kanaal uitgewisseld.

4. Waarvoor en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

4.1. Beantwoorden van contactaanvragen en eerste verkenning

Wij gebruiken uw gegevens om uw aanvraag te ontvangen, te beoordelen en te beantwoorden, een afspraak te plannen en na te gaan of een verdere verkenning aangewezen is. De rechtsgrond is, afhankelijk van de context, het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek en/of ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen zorgvuldig te behandelen en onze activiteiten te organiseren.

4.2. NDA, waardering, due diligence en onderhandeling

Wanneer partijen een mogelijk overnametraject onderzoeken, verwerken wij gegevens om vertrouwelijkheidsafspraken te beheren, informatie te analyseren, een indicatieve waardering of voorstel voor te bereiden, risico’s te beoordelen, professionele adviseurs te raadplegen en over voorwaarden te onderhandelen. De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen, de uitvoering van afspraken met de betrokken partij en ons gerechtvaardigd belang om mogelijke transacties te onderzoeken en onze rechtspositie te beschermen.

4.3. Uitvoering en opvolging van een transactie

Bij een gerealiseerde transactie verwerken wij gegevens voor de voorbereiding en ondertekening van documenten, closing, betalingen, financiering, overdracht van bevoegdheden en dossiers, contacten met notarissen, banken en adviseurs, en de verdere contractuele opvolging. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang om de transactie correct uit te voeren en te documenteren.

4.4. Wettelijke verplichtingen, geschillen en beveiliging

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is voor vennootschaps-, fiscale, boekhoudkundige, identificatie-, sanctie-, bewijs- of andere wettelijke verplichtingen, voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen, voor de preventie van misbruik en fraude en voor de beveiliging van onze website, systemen en informatie. De rechtsgrond is een wettelijke verplichting en/of ons gerechtvaardigd belang bij compliance, beveiliging en rechtsbescherming.

4.5. Zakelijke communicatie en marketing

Wij gebruiken de gegevens uit een contactaanvraag niet automatisch voor nieuwsbrieven of algemene marketing. Elektronische marketing gebeurt alleen wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat en, waar vereist, voorafgaande toestemming werd verkregen. U kunt zich steeds kosteloos verzetten tegen direct marketing.

5. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

De velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om uw aanvraag te kunnen behandelen. U bent niet verplicht om meer informatie te verstrekken dan nodig. Wanneer noodzakelijke gegevens ontbreken, kunnen wij uw aanvraag of een mogelijk transactietraject mogelijk niet beoordelen of uitvoeren.

6. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u, van de vennootschap of aandeelhouders die bij een traject betrokken zijn, van hun of onze professionele adviseurs, van banken, notarissen en andere partijen in de transactie, en uit rechtmatig geraadpleegde publieke bronnen. Wanneer gegevens niet rechtstreeks van de betrokkene worden verkregen, informeren wij de betrokkene overeenkomstig artikel 14 AVG, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is. In omvangrijke due-diligencedossiers beoordelen wij dit per gegevenscategorie en dossierfase.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen voor zover noodzakelijk en passend met:

• medewerkers en vertegenwoordigers van Antwerp Invest die de informatie nodig hebben voor hun taak;
• advocaten, notarissen, accountants, fiscalisten, waarderingsdeskundigen, technische adviseurs, banken, financiers, verzekeraars en andere professionele adviseurs die aan een beroeps- of contractuele geheimhoudingsplicht zijn gebonden;
• hosting-, IT-, e-mail-, formulier-, beveiligings-, dataroom- en documentdienstverleners die als verwerker optreden;
• de betrokken verkoper, targetvennootschap, koper, financier of andere transactiepartij, voor zover dit voor de verkenning of uitvoering noodzakelijk is;
• overheden, toezichthouders, rechtbanken, gerechtsdeurwaarders of andere derden wanneer mededeling wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om onze rechten te beschermen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en stellen ze niet aan derden ter beschikking voor hun eigen marketingdoeleinden.

8. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Bepaalde technische dienstverleners of subverwerkers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar nodig, aanvullende maatregelen. Nadere informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden gevraagd via het hierboven vermelde e-mailadres.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten en de noodzaak om onze rechten te beschermen. In beginsel hanteren wij de volgende termijnen:

• Eerste contactaanvragen die niet tot een traject leiden: maximaal drie jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerdere verwijdering mogelijk is of langere bewaring nodig is voor een concreet geschil.
• NDA-, verkennings- en onderhandelingsdossiers die niet tot een transactie leiden: in beginsel vijf jaar na beëindiging van de gesprekken, met langere bewaring voor documenten die nodig zijn voor de naleving van blijvende geheimhoudingsverplichtingen of rechtsvorderingen.
• Transactie-, contract-, closing-, boekhoud- en compliance-documentatie: gedurende de toepasselijke wettelijke of contractuele termijn, in veel gevallen tot tien jaar na het relevante boekjaar, de closing of het einde van de overeenkomst.
• Technische en beveiligingslogs: gedurende de technisch noodzakelijke en proportionele termijn, in beginsel maximaal dertig dagen, tenzij een beveiligingsincident, onderzoek of wettelijke verplichting langere bewaring rechtvaardigt.
• Gegevens die uitsluitend op toestemming worden verwerkt: tot de toestemming wordt ingetrokken of het betrokken doel is bereikt, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de aard, omvang en gevoeligheid van de gegevens. Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeperking op need-to-knowbasis, beveiligde verbindingen, sterke authenticatie, passende contracten met dienstverleners, logging, back-up, beveiligde gegevensuitwisseling en interne afspraken over vertrouwelijkheid en incidenten. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; wij beoordelen en verbeteren de maatregelen periodiek.

11. Welke rechten heeft u?

Binnen de grenzen van de AVG kunt u verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens en een kopie ervan;
• verbetering van onjuiste of aanvulling van onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• kosteloos en te allen tijde bezwaar tegen direct marketing;
• intrekking van een toestemming, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking;
• menselijke tussenkomst wanneer een besluit uitsluitend geautomatiseerd zou worden genomen en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen heeft.

U kunt uw verzoek richten aan info@antwerpinvest.be. Wij kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en misbruik te voorkomen. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand, behoudens de wettelijk toegelaten verlenging.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen via deze website geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Een eventuele waardering of transactiebeslissing is steeds het resultaat van menselijke beoordeling en bijkomende informatie.

13. Klacht bij de toezichthouder

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via de contactmogelijkheden op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij verzoeken u om ons bij voorkeur eerst te contacteren, zodat wij uw vraag rechtstreeks kunnen onderzoeken.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, website of regelgeving wijzigt. De meest recente versie en datum worden op de website gepubliceerd. Materiële wijzigingen worden waar passend bijkomend meegedeeld.